1 Dispositions sur la protection des données

La présente déclaration sur la protection des données montre comment la coopérative Swissgenetics (ci-après: «Swissgenetics») procède avec les données à caractère personnel. La protection de la sphère privée et des données personnelles est très importante pour Swissgenetics. Par conséquent, elle veille à un traitement prudent et à une sécurité élevée des données.

Nous vous signalons que la présente déclaration sur la protection des données ne contient pas de description exhaustive du traitement des données chez Swissgenetics et que certains faits peuvent être réglés entièrement ou partiellement par des avis de confidentialité spécifiques ou par les conditions générales (avec ou sans renvoi dans la présente déclaration sur la protection des données).

2 Organisation interne

2.1 Champ d’application

La déclaration sur la protection des données est établie en allemand, en français et en anglais. En cas d’éventuels différends, la version allemande fait foi.

Pour une meilleure lisibilité, il est renoncé dans le présent document à indiquer la forme féminine, masculine et diverse. La forme masculine utilisée inclut les formes féminine et diverse.

2.2 Responsabilités

La protection des données chez Swissgenetics relève du domaine de responsabilité du conseil de direction. Cette responsabilité est inaliénable.

Le conseiller à la protection des données et son équipe (équipe de protection des données) sont responsables de la mise en place de la protection des données au sein de l’entreprise.

Les thèmes informatiques, tels que le système d’exploitation, les applications, la banque de données, le réseau et la sécurité des données, incombent à Elvadata AG.

L’équipe de protection des données contrôle le respect de la protection des données, conseille le conseil de direction, les cadres et les collaborateurs et les soutient dans la réalisation opérationnelle de la protection des données au sein de l’entreprise.

1.3 Contact

Toutes les questions en relation avec la protection des données sont à adresser à:

Swissgenetics Coopérative
Conseiller à la protection des données
Meielenfeldweg 12
3052 Zollikofen
031 910 62 62

2.4 Organisation

Le chef du service Support fait office de conseiller à la protection des données chez Swissgenetics. Il collabore avec l’équipe de protection des données. Les membres de cette équipe sont des représentants des services.

L’équipe de protection des données contrôle le respect de la protection des données, conseille le conseil de direction, les cadres et les collaborateurs dans la réalisation opérationnelle de la protection des données au sein de l’entreprise.

3 Données concernées

Les présentes dispositions concernent toutes les données à caractère personnel qui se réfèrent à une personne physique identifiable. En font partie: toutes les coordonnées et toutes les informations nécessaires au traitement des commandes (par ex. conseils, ventes, achats, mandats, etc.) ainsi que toutes les autres données personnelles qu’une personne indique lors de contacts avec Swissgenetics ou auxquelles Swissgenetics a accès.

Les données personnelles les plus importantes sont:

• Données de contact, d’identification et d’enregistrement
• Données personnelles
• Données financières
• Données contractuelles
• Données de l’exploitation
• Données d’interaction et d’utilisation
• Informations concernant le site Internet

4 Sécurité des données

Étant donné que chez Swissgenetics, la majeure partie des données sont gérées sous forme numérique, la sécurité des données est en premier lieu définie par le «concept ICT» et plus précisément par les points 4 et 8 du concept.

En complément, les «directives sur la sécurité informatique» s’appliquent.

5 Répertoire des traitements

Le traitement des données personnelles au sein de Swissgenetics est réglé par le répertoire des traitements. Celui-ci constate les collectes de données existantes par service ainsi que les droits d’accès à ces données et définit la structure des données existantes. Afin de garantir la sécurité des données, le genre et l’origine des données sont également réglés dans le répertoire des traitements. De plus, ce dernier comporte les mesures de protection nécessaires pour les données existantes.

Le répertoire des traitements doit être actualisé en permanence.

6 Consignes d’action et processus

6.1 Base

La présente déclaration sur la protection des données règle le traitement des données personnelles dans le quotidien professionnel et assure que des situations qui se présentent régulièrement dans le quotidien professionnel soient traitées correctement du point de vue de la protection des données. Cela inclut le traitement de données en cas de demandes téléphoniques ou écrites, par courriel ou par d’autres canaux. Avec l’utilisation des plates-formes en ligne de Swissgenetics, vous acceptez les présentes dispositions sur la protection des données et vous déclarez d’accord avec le traitement de vos données conformément aux présentes dispositions sur la protection des données.

6.2 Candidatures à des postes chez Swissgenetics

Si vous vous portez candidat à un poste chez Swissgenetics, nous traitons les données personnelles que vous nous avez fournies dans le cadre de la procédure de candidature (par courrier, par courriel ou par d’autres canaux). Ces données comprennent vos informations concernant votre personne, votre formation, vos expériences professionnelles et capacités ainsi que les données de correspondance habituelles telles de l’adresse e-mail et le numéro de téléphone. De plus, tous les documents que vous nous avez remis en relation avec votre candidature, tels que le curriculum vitae et les certificats, sont traités.

Ces données sont mémorisées, évaluées et traitées ou transmises à l’interne uniquement dans le cadre de votre candidature. En outre, elles peuvent être traitées pour des fins statistiques (par ex. reporting). Dans ce cas, il est impossible de tirer des conclusions quant à votre identité.

Les données relatives à votre candidature sont mémorisées séparément de vos autres données d’utilisateur et ne sont pas regroupées avec celles-ci.

Si nous concluons un contrat de travail avec vous, les données transmises pour la procédure d’engagement sont mémorisées en tenant compte des dispositions légales. Si la procédure de candidature n’aboutit pas à un engagement, vos données personnelles sont supprimées au plus tard après 12 mois pour autant que vous ne nous ayez pas donné l’autorisation de les conserver pendant une certaine période pour d’autres procédures de candidature.

6.3 Collecte et enregistrement de données à caractère personnel

Pour avoir accès aux services ou recevoir des commandes, il est nécessaire de s’enregistrer et/ou d’ouvrir un compte utilisateur. Lors de l’enregistrement, des données à caractère personnel comme les prénom, nom, domicile, numéro de téléphone, adresse e-mail et éventuellement d’autres données sont collectées et enregistrées. Swissgenetics collecte et enregistre des données à caractère personnel là où elles sont nécessaires pour des prestations telles que les commandes, l’utilisation d’offres, etc.

Lors de l’accueil de commandes d’insémination, des données à caractère personnel comme le numéro de téléphone et le message vocal sont enregistrées.

Quand vous nous faites parvenir des demandes au moyen d’un formulaire de contact, les indications tirées de ce formulaire, y compris les coordonnées de contact, sont enregistrées chez nous en vue du traitement de la demande et de l’éventualité de questions ultérieures.

Swissgenetics ne transmet pas de données à caractère personnel plus loin sans votre consentement. Ces indications et notre manière de procéder avec vos données s’appliquent également aux commandes.

Nous ne conservons les données à caractère personnel que vous nous transmettez qu’aussi longtemps que nous en avons besoin pour aboutir aux finalités pour lesquelles ces données ont été transmises, ou aussi longtemps que la loi le prescrit.

La sauvegarde principale de toutes les données dont Swissgenetics a besoin pour réaliser la commande d’insémination selon les attentes du client est enregistrée sur les plateformes de stockage de la société Elvadata AG. Elvadata AG est certifiée ISO 27001.

6.4 Utilisation et transmission de données à caractère personnel

Le fait que vous nous indiquiez vos données personnelles signifie que vous acceptez que Swissgenetics ait le droit de les traiter et utiliser pour les finalités suivantes:

• Exécution d’obligations contractuelles et légales
• Affaires financières entre Swissgenetics et le client
• Activités de marketing, notamment pour entretenir la relation client
• Optimisation de produits et de services
• Évaluations et statistiques relatives au comportement des utilisateurs

6.5 Renvois et liens

Les sites Internet, plateformes en ligne et applications de Swissgenetics contiennent des renvois et des liens vers des sites Internet de tiers. Nous déclinons toute responsabilité quant au contenu d’autres sites Internet auxquels des liens renvoient depuis le nôtre.

6.6 Cookies

Nos pages Internet utilisent parfois ce qu’on appelle des cookies. Les cookies n’endommagent pas votre ordinateur et ne contiennent pas de virus. Les cookies servent à rendre nos sites Internet plus conviviaux, plus efficaces et plus sûrs. La plupart des cookies que nous utilisons sont ce qu’on appelle des «cookies de session». Ils sont automatiquement effacés à la fin de votre visite. D’autres cookies restent sur votre machine jusqu’à ce que vous les effaciez. Ces cookies nous permettront de reconnaître votre navigateur à la visite suivante.

Vous pouvez en tout temps empêcher nos pages Internet de mettre en place des cookies et vous opposer durablement à cette pratique en paramétrant pour cela le navigateur Internet. En outre, des cookies déjà mis en place peuvent être effacés en tout temps via un navigateur interne ou d’autres logiciels. C’est possible sur tous les navigateurs courants.

Veuillez noter que le fait de désactiver les cookies peut limiter les fonctionnalités de nos sites Internet.

6.6.1 Les cookies utilisés par Swissgenetics et leur fonction

Voir la liste des cookies à la fin de cette déclaration sur la protection des données.

6.6.2 Explication de la protection des données Google Analytics

Ce site Internet utilise Google Analytics, un service d’analyse web de Google Inc. (ci-après : «Google»). Google Analytics utilise des cookies, c’est-à-dire des fichiers texte qui sont enregistrés sur votre ordinateur et permettent d’analyser votre utilisation du site Internet. Nous utilisons cette analyse pour optimiser constamment notre site Internet en l'adaptant à vos besoins d’utilisateur. L’adresse IP transmise par votre navigateur dans le cadre de Google Analytics n’est pas reliée à d’autres données de Google.

Sur ce site Internet, Swissgenetics procède à une anonymisation des IP, ce qui veut dire que votre adresse IP est préalablement tronquée par Google. Cela rend impossible une identification au moyen de l’adresse IP.

6.7 Newsletter

Si vous souhaitez recevoir la newsletter qui vous est proposée sur le site Internet, nous aurons besoin d’une adresse e-mail ainsi que d’informations qui nous permettront de vérifier que vous êtes bien le détenteur de l’adresse e-mail indiquée et que vous acceptez de recevoir la lettre d’information. Aucune autre donnée n'est alors collectée. Nous utilisons ces données exclusivement pour l’envoi des informations demandées et ne les transmettons pas à des tiers.

Vous pouvez en tout temps révoquer le consentement donné concernant l’enregistrement des données et des adresses e-mails ainsi que leur utilisation pour l’envoi de la newsletter, par exemple au moyen du bouton «Désinscription» dans la newsletter.

6.8 Cryptage SSL

Pour des raisons de sécurité et pour protéger la transmission de contenus confidentiels, p. ex. de demandes que vous nous envoyez en tant qu’utilisateur ou utilisatrice, les sites Internet et les plateformes en ligne de Swissgenetics utilisent un cryptage SSL. Vous reconnaissez une connexion cryptée au fait que l’en-tête «http://» devient «https://» dans la ligne d’adresse de votre navigateur et qu’un symbole de cadenas apparaît dans cette ligne. Lorsque le cryptage SSL est activé, les données que vous nous transmettez ne peuvent pas être lues par des tiers.

6.9 Obligation d’information lors de l’acquisition de données personnelles

Art. 19 et art. 20 de la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) et art. 29

Les responsables informent les personnes concernées de manière adéquate au sujet de l’acquisition de données personnelles. Cette obligation d’information vaut également si les données ne sont pas acquises auprès de la personne concernée.

L’obligation d’information est caduque si le traitement des données est prévu par la loi.

6.10 Traitement interne des données

Swissgenetics assure par un concept des autorisations que seuls les collaborateurs qui ont besoin des données personnelles pour accomplir leurs tâches y ont accès. De plus, Swissgenetics assure par le concept des autorisations que les données ne soient pas accessibles aux personnes non autorisées.

En règle générale, l’accès aux données est réglé au niveau des services.

6.11 Traitement par un sous-traitant

Selon l’art. 9 LPD, le traitement de données personnelles peut être confié à un sous-traitant pour autant qu’une convention ou la loi le prévoie. Cette disposition édicte que le sous-traitant ne doit pas effectuer de traitements autres que ceux que Swissgenetics est en droit d’effectuer elle-même et qu’il effectue les traitements de sorte qu’il n’y ait pas de violation de l’obligation légale ou contractuelle de garder le secret.

Le traitement et le stockage de données par un tiers sont à régler par un contrat avec les partenaires concernés.

7 Transferts de données à l’étranger

En cas de transferts de données à l’étranger, une convention de traitement des données doit être conclue avec les partenaires concernés.

8 Droit à des renseignements

Demande de renseignements: forme, contenu et adresse – art. 25 ss. LPD

Les demandes de renseignements sont à envoyer par écrit, avec une copie de la carte d’identité ou du passeport, à l’adresse et à la personne de contact suivantes:

Swissgenetics Coopérative
Conseiller à la protection des données
Meielenfeldweg 12
3052 Zollikofen

Cette personne resp. son suppléant est responsable de traiter la demande dans un délai conforme.

9 Droit à l'effacement, au blocage

Vous avez à tout moment le droit de faire bloquer ou effacer vos données. À ce sujet, vous pouvez à tout moment vous adresser à la personne mentionnée à l’article concernant le droit à des renseignements.

10 Obligation d’information en cas de violation de la sécurité des données

Selon l’art. 24 de la LPD, toute violation de la sécurité des données (par ex. en conséquence d’une cyberattaque) est à communiquer le plus rapidement possible par le conseiller à la protection des données au préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

Le conseiller à la protection des données doit documenter les violations de la sécurité des données et informer les propriétaires des données concernées au sujet de la violation de la sécurité des données.

11 Durée de conservation et effacement

Les données personnelles qui ne sont plus nécessaires au traitement sont effacées conformément aux directives internes ou préparées et archivées pendant la durée définie et ensuite effacées.

12 Modifications des dispositions sur la protection des données et accord des utilisateurs

Swissgenetics se réserve le droit d’adapter sa déclaration sur la protection des données à des besoins nouveaux ou changeants ainsi qu’en fonction des exigences légales. La version actuelle sera mise à votre disposition de façon permanente sous forme électronique. En continuant d’utiliser les sites Internet, plateformes en ligne, systèmes de données et applications, vous manifestez votre consentement aux dispositions en vigueur sur la protection des données.

État en: juin 2023 – coopérative Swissgenetics

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